業務システムは、まずは、既存システムを探しましょう
一番大事なのは、身の丈のものを探すということです
自分の自分たちのIT力がどのくらいかということで、まずは、少し業務効率がアップするくらいのものを導入しましょう
たとえば、縄文時代に 戦車や戦闘機があったら、戦力がアップしたかというと、そのとおりにはなりません あたりまえですが、そのシステムをオペレーションする能力がないからです またメンテナンスも必要です
つまり、宝の持ち腐れになります
縄文時代なら、弓矢 や 刀くらいでしょうか
それくらいのオペレーションならできそうですね
そのような道具や武器のようなものをそろえて行きながら、自分達の能力を高めていけば、自然とこのようなものがほしいとビジョンが生まれます
そのようにステップアップしていくのがよいでしょう
忘れてはいけないのは、さらにアップデートするということです
弓矢か刀を持ち合わせたので次の道具をということが一番よくない組織です
弓矢をさらにアップデートして自動連射するものを作ったり、刀は、より切れ味をあげていったりとツールは、変えて改革をするより、使えるものをアップデートするほうがすぐに効果がでますし、現場が混乱せずにできます
慌てずに必要なツールを現場から求められるそんな組織がよい組織だと言えます
独自一元管理システムは夢です
しかし、その夢は、しっかりした設計のもとでしか成し遂げられません
設計３～５年 開発0.5～１年という感じでしょうか
また、しっかりしたプロジェクトメンバーで作らないと、メンテができない、またバグだらけのものになってしまいがちです
作ったものは、消耗する つまりメンテナンスが必要です
しっかりした設計とは、このメンテナンスのことも含まれます
そういう意味でもまずは、既存を探し最適なものを組み合わせて使ってください
間違わない効率のよい出荷について
出荷作業は、効率化をするためには、一番効果がある部分です。ここで、大事なのは、精度を上げるということです。精度が悪く、ピッキングをする商品が見つからない、出荷をする商品が見つからない、納品書が見つからない、配送伝票が見つからないなどのトラブルが発生し、作業手間が増加します。また、お客様に発送する商品が本当に合っているか、配送伝票は合っているか、のチェックは、システム導入前は、人力で行っているため、商品の入れ間違い、伝票の貼り間違い、納品書の入れ間違いなどのミスが必ず発生しておりました。これらのミスは、ショップの信頼を失い、存続の危機に値するミスであるといっても過言ではありません。これらのミス、つまりイレギュラーな作業や非効率な作業を一新するための
システムとは何か？
当社では以下のようなものにしました。
ピッキング時順に納品書や配送伝票が印刷されるようにする
納品書毎にパッキンNoのバーコードを印刷しました
納品書の通り、商品が入っているかを商品のマイナンバーで確認をするようにしました
配送伝票があっているかを配送伝票バーコードで確認するようにしました
そして、
パッキンNoをスキャンすると出荷処理が始まり、
まずは、梱包商品の確認のため、商品のマイナンバーをすべてスキャンする
ここで合っているなら、ピンポン 間違っていたら ブー と音で 正誤を知らしてくれるようにしました
ここで揃わないと次にすすめません。
最後に配送伝票をスキャンすると 出荷処理は、締められ、出庫処理をいたします。
このような作業により、効率が上がり、ミスが一切なくなりました。
イレギュラーな出庫や急ぎの出庫のために、強制出庫機能も作り、ピッキングを省略できるようにしました。
配送システムの導入により、当社の業務は著しく品質が上がり、効率が上がりました。
不正をチェックするシステムでは不正はなくならない、不正ができないシステムを作る！
ある銀行の偉いさんになぜ銀行の不正はなくならないのかということを話をしたことがあります。答えは、人間は魔が差す生き物であり、不正はなくならない という結論でした。
銀行の場合、半年に一度の転勤という方法をとり癒着をなくし不正を防止するという方法をとっている。それでも不正はいまだになくならないようです。
ビジネスは、損か得かという部分が大きく、不正の方が得なら、ばれなければいい、追い込まれてやってしまう という魔が差す人は必ずいると思います。しかし、不正は必ずばれますという仕組みがある会社で、バレて処罰をされるための不正を行うかと言われればそれは 不正をするものはいない という結論になると私は思います。不正ができない仕組みを作るためにはシステム開発が不可欠です。当社は、商品に対してマイナンバーをつけて管理し、すべての商品移動に対して原因コードを付加しなければ移動できない制御をし、また、その原因、つまり履歴（ログ）をマイナンバーで管理できるようにした結果、不正をすぐに見つけられるシステムを作ることができました。
マイナンバーにより、いつどこから商品は入ってきたか （仕入れ・お客様キャンセル・返品・交換 ） いつどこへ商品は出たか （受注、交換、業者返品） を管理できるようにしました。ロケーションは、フリーでどこに保管をしているかを管理し、移動も棚卸もできるシステムにしました。
原因コードがなき出荷、つまり、パッキンNoがない出荷は許可をせず、不正は、システムを通さずに行うわけでありますが、ロケーション登録日や移動日や棚卸日により、その場所にいつまであったかを管理しているため、いつからいつまであったかを把握でき、その間の期間の監視カメラを見ると、ある程度の犯人が絞れるというわけでございます。
先日も申した通り、ログの活用は正当な人事評価に使い、スタッフは、がんばればがんばるほど報われるという状態になり、本来、競い合うべき仕事量や品質で評価され給料が計算される。不正はできない、正当な評価により給料は決まるとなれば、スタッフは、みんな 魔が差すことがなく、毎日、しっかり仕事をやってくれるようになります。仕事量が多い人は教育係になり、またさらに仕事量をアップさせるようなことになれば、作業効率は日進月歩によくなることは間違いないです。
大事なことは、当社は不正ができない 仕組みを作りちゃんとスタッフに理解させることです。それがないといつまでたっても不正はなくならないと思っても過言ではありません。